Những lợi ích và lưu ý khi số hóa dữ liệu

Tìm hiểu về giải pháp số hóa tài liệu

Số hóa dữ liệu lưu trữ là một biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu?

Nghiên cứu gần đây cho thấy, hành vi tìm kiếm tài liệu giấy sẽ tiêu hao ít nhất 15 phút cho mỗi lần tìm kiếm. Đây là hồi chuông cảnh báo cho việc lãng phí tài nguyên nhân sự vào những việc không cần thiết. Bên cạnh đó, có rất nhiều trường hợp không tìm thấy thông tin hoặc tìm sai tài liệu dẫn tới ảnh hưởng lớn đến kết quả làm việc của bản thân cũng như doanh nghiệp.

Quy trình số hóa dữ liệu

Mỗi doanh nghiệp đều có một mục tiêu số hóa dữ liệu khác nhau và có thể tự thiết lập các bước sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

Hiện nay, số hoá dữ liệu đang dần trở nên phổ biến và đang là giải pháp công nghệ cao được áp dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh diễn ra đơn giản và hiệu quả hơn, nhất là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, với khối lượng giấy tờ chồng chất.

Những lợi ích và lưu ý khi số hóa dữ liệu

Số hoá dữ liệu được đánh giá là nghiên cứu công nghệ cao có tính ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn. Hoạt động này giúp loại bỏ thói quen cất trữ tài liệu rườm rà, dẫn đến tình trạng mất tài liệu hoặc không tìm thấy những lúc cần thiết. Giờ đây tất cả các doanh nghiệp đều có thể chuyển đổi nội dung dạng analog sang digital nhanh chóng và dễ dàng. Cùng Websan tìm hiểu về những lưu ý và lợi ích khi số hóa tài liệu đem lại cho các doanh nghiệp nhé!

1. Lợi ích của số hóa tài liệu

- Lưu trữ dữ liệu tốt hơn

Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp. Dữ liệu số hóa được bảo vệ tốt hơn vì nó miễn nhiễm với môi trường bên ngoài và có thể tránh được các tình trạng như mối mọt, mục nát, cháy và ẩm,… không như các tài liệu được lưu trữ theo cách truyền thống trên giấy.

- Truy cập dữ liệu linh hoạt bất cứ đâu

Dễ dàng truy cập dữ liệu kỹ thuật số từ bất cứ đâu. Bạn có thể tìm kiếm hàng trăm trang của các bài báo và tài liệu một cách thuận tiện mà không cần phải vào kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp bạn.

- Trao đổi dữ liệu linh hoạt hơn

Việc trao đổi dữ liệu giữa người quản lý với các phòng ban, giữa cấp dưới với cấp trên linh hoạt và nhanh chóng hơn rất nhiều.

- Linh hoạt trong việc kiểm tra và báo cáo

Thuận tiện cho việc kiểm tra và báo cáo. Nhân viên công tác không phải mang, di chuyển và sắp xếp tài liệu từ chỗ này qua chỗ khác. Việc di chuyển tài liệu quá nhiều có thể dễ dẫn đến thất lạc tài liệu. Số hóa dữ liệu mang tới sự gọn nhẹ và phục vụ tối ưu cho việc truy cập, trình bày và xử lý.

- Tìm kiếm thông tin dễ dàng

Khi bạn cần tìm kiếm trong hàng trăm tài liệu để tìm thông tin mình cần, tài liệu giấy sẽ mất thời gian, nhưng tài liệu điện tử sẽ nhanh hơn vì bạn không phải đọc chúng từ đầu đến cuối.

- Giảm chi phí vận hành

Đầu tư vào máy in, giấy, máy móc, mực in, lưu trữ dữ liệu… Đó là một chi phí lớn hàng tháng. Lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số không chỉ thuận tiện mà còn giảm gánh nặng chi phí cho các doanh nghiệp.

- Chi phí số hóa tài liệu

Đầu tư phần mềm số hoá tài liệu hoặc thiết bị số hoá chuyên dụng thì đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ không thấp. Khoản đầu tư này đảm bảo tính ổn định của tài liệu số hóa từ khâu phát triển, bảo tồn, lưu trữ đến khai thác. Hơn nữa, việc đào tạo nguồn nhân lực cũng là một chi phí lớn, khi mà việc biết cách sử dụng hệ thống thông tin đến việc triển khai sử dụng cần độ chính xác cao thì mới có thể đạt được hiệu quả.

Số hóa dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp và nguồn lực cần bỏ ra hay thuê đơn vị số hoá tài liệu là vấn đề mà doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng. Ngày nay, khi nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hoá mọc lên ngày càng nhiều và với các mức giá thuê linh hoạt, thì các doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê hoặc tự thực hiện nếu doanh nghiệp có tiềm lực mạnh về nguồn lực và chuyên môn.

2. Những lưu ý khi số hóa dữ liệu

Với sự phát triển vượt bậc của lĩnh vực công nghệ thông tin và khoa học tự động hóa, các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực đều phải sử dụng số hóa tài liệu để tối ưu hóa hồ sơ tài liệu, tiết kiệm thời gian, chi phí bảo quản, tăng cường khả năng lưu trữ, quản lý, khai thác thông tin và nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Đầu tư vào số hóa dữ liệu chính là cần thiết, làm tiền đề để thực hiện số hóa quy trình – đáp ứng mọi yếu tố thành công lâu dài của doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình số hóa cần lưu ý khi số hóa dữ liệu doanh nghiệp.

– Mục tiêu số hóa tài liệu là gì? Số hóa những tài liệu đó có mang lại những giá trị gì không?

– Số lượng dữ liệu mà doanh nghiệp muốn chuyển đổi là bao nhiêu?

– Doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi theo định dạng nào?

– Chất lượng dữ liệu sau khi chuyển đổi ra sao?

– Mức chi phí mà doanh nghiệp chi ra cho việc số hóa dữ liệu là bao nhiêu?

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần xem xét việc lựa chọn các nhà cung cấp và công ty hỗ trợ số hóa cho mình. Phải chọn công ty uy tín, kỹ thuật chuyên môn cao và máy móc hỗ trợ hiện đại để quá trình chuyển đổi dữ liệu diễn ra nhanh chóng và chính xác. Nên xem xét, đánh giá kỹ lưỡng để chọn được nơi uy tín có khả năng cung cấp giải pháp số hóa dữ liệu tổng thể, chứ không chỉ đơn thuần ở việc cung cấp các máy quét tài liệu.