Quy trình số hóa dữ liệu

Tìm hiểu về giải pháp số hóa tài liệu

Số hóa dữ liệu lưu trữ là một biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Những lợi ích và lưu ý khi số hóa dữ liệu

Biết tận dụng khoa học công nghệ chính là một lợi thế, giúp doanh nghiệp có cơ hội phát triển trong hoạt động kinh doanh và có cơ hội tốt hơn để đạt kết quả cao. Nhất là việc bắt đầu số hóa dữ liệu, để từ đó tiến tới chuyển đổi số thành công.

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu?

Nghiên cứu gần đây cho thấy, hành vi tìm kiếm tài liệu giấy sẽ tiêu hao ít nhất 15 phút cho mỗi lần tìm kiếm. Đây là hồi chuông cảnh báo cho việc lãng phí tài nguyên nhân sự vào những việc không cần thiết. Bên cạnh đó, có rất nhiều trường hợp không tìm thấy thông tin hoặc tìm sai tài liệu dẫn tới ảnh hưởng lớn đến kết quả làm việc của bản thân cũng như doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

Hiện nay, số hoá dữ liệu đang dần trở nên phổ biến và đang là giải pháp công nghệ cao được áp dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh diễn ra đơn giản và hiệu quả hơn, nhất là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, với khối lượng giấy tờ chồng chất.

Quy trình số hóa dữ liệu

Số hoá dữ liệu được ghi nhận là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề “hóc búa” về quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu. Tuy nhiên, vẫn còn có những doanh nghiệp chưa biết về quy trình số hóa dữ liệu. Dưới đây là quy trình các bước cho các doanh nghiệp muốn tìm hiểu.

Bước 1: Lựa chọn dữ liệu để số hóa

Các doanh nghiệp không thể nào một lần số hóa hết được tất cả dữ liệu. Dữ liệu càng nhiều thì quá trình số hoá càng lâu, bên cạnh đó, các tệp khác nhau cũng có cách số hoá khác nhau. Vì vậy, dữ liệu được chọn để số hóa phải thực sự cần thiết, nên lưu ý về nội dung, các tài liệu quan trọng chỉ có một bản,… tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp, sau đó phân loại và tiến hành chuyển đổi số.

Cụ thể, nếu mong muốn của doanh nghiệp là chuẩn hóa các dữ liệu liên quan đến danh sách nhân sự, thì phòng nhân sự sẽ chọn các loại hồ sơ cơ bản về thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương,… Hoặc khi số hóa để bảo mật tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu

Chuẩn bị tài liệu cần quét, đồng thời đảm bảo rằng các tệp này được làm phẳng, không uốn góc, rách, nhàu… Nếu sử dụng kỹ thuật quét từng tờ tài liệu, thì đầu tiên cần làm phẳng tài liệu, tiếp theo là phân loại riêng những tài liệu đã bị hư tổn. Còn đối với việc số hóa dữ liệu theo quyển, thì có thể sử dụng công nghệ bookscan.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Đây là bước quan trọng nhất để chuyển đổi dữ liệu trên giấy sang định dạng kỹ thuật số. Ở bước thiết lập hệ thống này, người phụ trách cần đặt tên file, đặt định dạng và phân nhóm tài liệu theo tổ chức khoa học và rõ ràng nhất. Các tài liệu sẽ được lên danh sách và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng, sau đó tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo mục tiêu số hóa tài liệu được định trước.

Để dể hiểu hơn, khách hàng có thể tiến hành theo quy trình sau đây: Quét tài liệu → Đặt tên file → Chọn định dạng → Đóng → Ghim lại thành tổ chức thống nhất → Tạo metadata.

Đây là thao tác quan trọng nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa trong quá trình số hóa dữ liệu. Nếu người phụ trách nhầm lẫn ở bước này thì toàn bộ quá trình phía sau sẽ bị gián đoạn và sai lệch thông tin.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu đã số hóa

Kiểm tra lại toàn bộ các dữ liệu đã được số hóa, dữ liệu nào không đạt yêu cầu thì tiếng hành mã hoá lại từ đầu. Các tiêu chí để đánh giá tài liệu số hóa hoàn chỉnh là:

- Ảnh phải đảm bảo về chất lượng rõ nét, chân thật và đủ số lượng

- Lựa chọn chất lượng ảnh đầu ra tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, thông thường các định dạng sử dụng sẽ là PDF hoặc JPG.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Sau khi đã hoàn tất việc số hoá dữ liệu thì người phụ trách số hóa dữ liệu phải tiến hành bàn giao tài liệu đã được số hóa kèm theo dữ liệu gốc. Quy trình này phải được diễn ra theo yêu cầu bảo mật. Sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra xem tài liệu đã được mã hoá đầy đủ chưa và có xuất hiện sai sót nào không. Nếu có tiến hành số hoá lại dữ liệu thiếu sót.