Vì sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu?

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu?

         Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, số hóa trở nên rất cần thiết và phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc số hóa sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, tổ chức trong việc đảm bảo hiệu quả kinh doanh của mình. Hãy cùng Websan tìm hiểu lý do các doanh nghiệp cần phải tiến hành số hóa nhé!

- Tối ưu hóa hiệu quả công việc, nâng cao năng suất nhân sự

        Công việc sẽ trở nên hiệu quả và dễ dàng thực hiện hơn nếu doanh nghiệp tiến hành các hoạt động số hóa. Số hóa giúp gia tăng hiệu quả công việc ở một vài khía cạnh như:

+ Tăng tốc độ truy cập, tìm kiếm thông tin: Nếu như đối với các văn bản ở dạng vật lý, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tổng hợp, tìm kiếm thì khi đã được số hóa, thao tác này sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. Chỉ với các thiết bị như máy tính, điện thoại, họ có thể truy cập thông tin ở bất kỳ đâu;

+ Tự động hóa các thao tác thủ công: Khi dữ liệu đã được số hóa thì các nhân viên có thể thực hiện các thao tác như nhập liệu, tạo báo cáo, gửi email một cách đơn giản lên hệ thống, search đúng từ khóa là dữ liệu sẽ xuất hiện;

+ Gia tăng hiệu quả truyền thông nội bộ: Khi các văn bản đã được số hóa thì các tệp tin được đồng bộ trên hệ thống công ty nên các phòng ban khác nhau đều có thể xem thông tin được lưu trữ. Quá trình chia sẻ thông tin sẽ giúp công việc được diễn ra thuận lợi, đồng thời khai thác tối đa năng suất lao động.

- Tối ưu hóa chi phí

       Số hóa giúp doanh nghiệp có thể tối ưu việc sử dụng ngân sách cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm hàng loạt các chi phí như:

+ Giảm chi phí in ấn: Văn bản đã được số hóa có thể dễ dàng truyền đi, vì vậy doanh nghiệp sẽ không phải in ấn hay photocopy nhiều. Điều này có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí giấy in, mực in, máy in;

+ Tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ vật lý: Việc số hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí văn phòng phẩm như kẹp giấy, folder và tủ đựng tài liệu, đồng thời giúp tiết kiệm không gian văn phòng.

- Đảm bảo sự an toàn và tính bảo mật cho tài liệu

       Đối với các loại tài liệu nội bộ quan trọng, việc số hóa sẽ giúp tăng cường an toàn, bảo mật cao, ngăn chặn sự tiếp cận và xâm nhập từ bên ngoài. Người dùng cũng có thể chủ động tăng cường nhiều lớp bảo mật để bảo đảm tài liệu tuyệt đối không bị rò rỉ. Nếu như trước đây, việc sử dụng văn bản giấy có thể khiến tài liệu dễ bị lộ thông tin. Thì hiện nay, việc số hóa văn bản sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin một cách an toàn hơn, bằng các cách như:

+ Xây dựng hệ thống bảo mật thông tin: Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm chống virus, tường lửa, hệ thống an ninh mạng để đảm bảo sự an toàn cho tài liệu;

+ Điều chỉnh quyền hạn, mã hóa, xác thực: Đối với các văn bản đã được số hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập, in ấn, xác thực định danh, mã hóa để đảm bảo tính bảo mật;

+ Sao lưu dữ liệu: Để tránh việc dữ liệu bị mất, doanh nghiệp nên thực hiện việc sao lưu thông tin một cách định kỳ.

- Thu gọn không gian lưu trữ dữ liệu

         Muốn lưu trữ tài liệu truyền thống mỗi doanh nghiệp cần dành ra riêng phòng kho để cất trữ. Dữ liệu càng nhiều thì diện tích kho sẽ càng tăng, kéo theo đó là chi phí thuê văn phòng và phí nhân công xử lý, sắp xếp dữ liệu cũng tăng theo. Bên cạnh đó, việc thất thoát tài liệu, ẩm mốc, hư hại là điều không thể tránh khỏi.

        Tuy nhiên, khi bạn chuyển sang lưu trữ dưới dạng số hoá thì tất cả các file đều được tải lên nền tảng đám mây. Lúc này doanh nghiệp không cần tốn bất kỳ phòng kho hay nơi cất trữ nào hết.

- Dễ dàng tra cứu thông tin, truy cập tài liệu

        Khối lượng tài liệu, văn bản của các tổ chức là rất lớn và để có thể tối ưu hóa việc quản lý thì số hóa chính là công cụ hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và truy cập thông tin nhanh chóng. Với các hệ thống lưu trữ hiện đại, doanh nghiệp có thể lưu trữ một khối lượng văn bản, tài liệu khổng lồ và không giới hạn. Bên cạnh đó, việc chia sẻ tài liệu cũng được tiến hành đơn giản hơn. Quá trình này sẽ gỡ bỏ rào cản về thời gian, không gian, địa lý…

       Việc số hóa tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, phân loại và quản lý việc truy xuất thông tin. Điều này giúp cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và có hệ thống hơn.

- Giảm thiểu khả năng thất lạc thông tin

        Khi dữ liệu đã được số hóa và đưa vào hệ thống quản lý thông tin của doanh nghiệp, khả năng bị thất lạc thông tin sẽ ít hơn rất nhiều so với lưu trữ bằng văn bản giấy thông thường.

       Đặc biệt, việc số hóa cũng giúp tài liệu lưu trữ được lâu dài, hạn chế được các tác động bên ngoài như thời gian, thời tiết. Điều này giúp tài liệu được bảo đảm nguyên vẹn mà không bị hư hỏng.

- Phù hợp với quá trình chuyển đổi số

       Hiện nay, khi công cuộc chuyển đổi số ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc số hóa là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể bắt kịp với xu hướng này.

       Việc số hóa đóng góp một phần quan trọng vào quá trình chuyển đổi số, là một trong những nền tảng và cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng thành công hơn trong tương lai.

- Thân thiện với môi trường

        Một trong những lợi ích đặc biệt nhất của số hóa đó là thân thiện với môi trường. Đây là công cụ hữu hiệu để giảm thiểu các hoạt động in ấn, photo, từ đó sẽ giảm thiểu rác thải ra môi trường.

       Đối với các doanh nghiệp có cam kết phát triển bền vững, việc ứng dụng số hóa cũng là một trong những cách giúp doanh nghiệp chứng minh hoạt động bảo vệ môi trường của mình.