Tìm hiểu về giải pháp số hóa tài liệu

Tìm hiểu về giải pháp số hóa tài liệu

Chuyển đổi số là một bài toán khó, mọi người ai cũng biết đến lợi ích, kết quả nhưng quá trình thì là một dấu hỏi lớn. Chưa một đơn vị nào có thể khẳng định định hướng chuyển đổi số của mình thành công 100%. Tuy nhiên, sau nhiều năm đúc rút, các doanh nghiệp, đơn vị nhận ra rằng số hóa dữ liệu nói chung hay số số hóa tài liệu, văn bản, hình ảnh, giấy tờ,… nói riêng là bước đầu tiên và quan trọng bậc nhất trong quá trình chuyển đổi số.

         Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu. Bên cạnh đó, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của Websan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.

        Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, Websan cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệu – scan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên mức cao nhất. Cùng Websan tìm hiểu thêm về các giải pháp số hóa dữ liệu chi tiết dưới bài viết sau!

1. Các dạng số hóa dữ liệu

         Có rất nhiều dạng lưu trữ dữ liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng.

        Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện thông minh, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.

2. Các hình thức số hóa thường gặp

        Hiện nay, hai hình thức phổ biến nhất của số hóa là số hóa tài liệu và số hóa quy trình. Hai hình thức này đều có những vai trò riêng trong các hoạt động kinh doanh và quá trình chuyển đổi số hiện nay.

2.1 Số hóa tài liệu - Digitization

        Số hóa tài liệu (hay Digitization) là phương pháp chuyển đổi các dạng thông tin, dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Các thông tin được số hóa có thể là văn bản, âm thanh, hình ảnh... Khi được số hóa, các tài liệu này sẽ được hệ thống máy tính tiếp nhận thông tin và xử lý theo các mục đích khác nhau.

Ví dụ: Scan các bức ảnh dạng vật lý sang định dạng jpg, png hay PDF

       Việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp quá trình lưu trữ, quản lý, sử dụng dữ liệu được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đồng thời, việc số hóa tài liệu cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí in ấn, máy móc.

2.2 Số hóa quy trình - Digitalization

        Số hóa quy trình (hay Digitalization) là việc doanh nghiệp sử dụng dữ liệu có được từ bước số hóa tài liệu và ứng dụng công nghệ hiện đại vào quy trình vận hành để đơn giản hóa quá trình xử lý thông tin.

Ví dụ: Chữ ký sau khi được chuyển đổi thành dạng điện tử thì doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký đó để thực hiện ký duyệt. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển.

       Số hóa quy trình giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và tăng tính linh hoạt cho các hoạt động.