Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

         Trước đây, việc lưu trữ tài liệu giấy và các tệp analog khiến nhiều doanh nghiệp đối mặt với rủi ro như: thất lạc, hư hại, chiếm dụng không gian lưu trữ, mất phí đầu tư kho… Việc tìm kiếm tài liệu khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian, điều này gián tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Vậy số hóa dữ liệu là gì? Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu ra sao? Hãy cùng Websan tìm hiểu về nó nha.

1. Số hóa dữ liệu là gì?   

       Số hóa dữ liệu là tiến trình chuyển đổi thông tin từ dạng in trên giấy (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital) và được lưu trữ trên máy chủ hay nền tảng đám mây. Số hóa dữ liệu sẽ giúp người dùng có thể tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng mà không phải tìm kiếm như cách truyền thống.

       Thông thường, toàn bộ nội dung thông tin khi số hóa đều không bị thay đổi. Đơn giản là các tệp tin này sẽ được quét bằng các thiết bị công nghệ cao như máy scan, máy ảnh kỹ thuật số…. Sau đó hệ thống sẽ đọc dữ liệu và chuyển sang bản điện tử mà không làm thay đổi bất kỳ thông tin hay bố cục nào. Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.

       Nhiều doanh nghiệp lựa chọn số hóa văn bản để tiết kiệm và tối ưu tài nguyên của tổ chức. Quá trình số hóa dữ liệu sẽ được diễn ra dựa vào 3 nhân tố chính cấu thành đó là: Thiết bị hỗ trợ, phần mềm và dịch vụ số hóa tài liệu, trong đó:

- Thiết bị: Bao gồm hệ thống máy quét, máy scan, máy ảnh và các thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin khác phục vụ cho quá trình số hóa dữ liệu.

- Phần mềm: Hệ thống quản lý hồ sơ, báo cáo thống kê, tài liệu được số hóa dưới dạng văn bản (text), word, excel, pdf, báo cáo thống kê,… giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dữ liệu hiệu quả.

- Dịch vụ số hóa: Cung cấp các giải pháp toàn diện cho quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng analog sang dạng kỹ thuật số bao gồm:

     + Cho thuê máy quét và các thiết bị hỗ trợ số hóa.

     + Nhập liệu dữ liệu từ các nguồn khác nhau như giấy tờ, hình ảnh, băng đĩa,…

     + Chuyển đổi dữ liệu sang các định dạng kỹ thuật số phổ biến như text, word, excel, pdf,…

     + Cung cấp dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) – Thuê ngoài các quy trình nghiệp vụ như nhập liệu, quản lý hồ sơ,…

        Chính nguyên nhân trên mà hoạt động số hoá tài liệu đã ra đời. Đây như là một biện pháp cứu cánh giúp các doanh nghiệp và tổ chức có thể loại bỏ các rủi ro trước đây. Từ đó, việc sử dụng, kiểm tra, giám sát và trao đổi dữ liệu sẽ được diễn ra hoàn toàn trên hệ thống, giúp xóa bỏ khoảng cách không gian và thời gian. Giờ đây toàn bộ doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu chung để hỗ trợ việc hoàn thành các kế hoạch kinh doanh ngày càng tốt hơn.

2. Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

         Thực tế đã cho thấy, mỗi doanh nghiệp đều có khối lượng lớn dữ liệu. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, thì dữ liệu lại càng đồ sộ hơn, khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn. Lúc này, số hóa dữ liệu có ý nghĩa rất lớn với các doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề liên quan.

- Thu gọn không gian lưu trữ dữ liệu

        Nếu lưu trữ dữ liệu theo phương pháp truyền thống trên giấy tờ thì mỗi doanh nghiệp đều phải dành ra một phòng kho để lưu trữ. Dữ liệu càng nhiều thì số lượng phòng cũng vì thế mà tăng theo, gây lãng phí văn phòng, và chi phí thuê. Ngoài ra, các doanh nghiệp không thể thường xuyên lau dọn được và cùng với sự tác động của môi trường, dẫn đến việc một số dữ liệu cần lưu trữ dài hạn bị tổn hại.

- Dễ dàng chia sẻ, tra cứu thông tin

         Số hóa dữ liệu giúp việc tra cứu, truy xuất thông tin của doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng hơn vì dữ liệu được sắp xếp theo cấu trúc nhất định. Việc chia sẻ thông tin dữ liệu cũng được đơn giản hóa, gỡ bỏ được rào cản về không gian, thời gian thông qua việc gửi fax hay email, tiết kiệm được thời gian và chi phí vận chuyển.

- An tâm về vấn đề bảo mật

       Phương pháp lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số đảm bảo an toàn bảo mật hơn phương pháp thông thường. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ có thể quản lý từ xa, được lập trình hệ thống bảo mật cao, không có khả năng bị thất lạc dữ liệu. ngoài ra, những người sử dụng phương pháp số hóa dữ liệu cũng có thể thêm lớp bảo mật như mã hóa thiết bị của mình.

- Tiến đến chuyển đổi số

      “Số hóa là bước đầu tiên của quá trình chuyển đổi số”, tại sao lại có nhận định như vậy? Bởi số hóa chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, sử dụng yếu tố kỹ thuật để chuyển đổi thông tin, dữ liệu, thay thế cách làm việc giấy tờ truyền thống. Còn chuyển đổi số là ứng dụng dữ liệu đã được số hóa thay đổi toàn diện phương thức làm việc, quy trình của cả doanh nghiệp. Chuyển đổi số cần ý chí của lãnh đạo và sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên.

      Quy trình số hóa dữ liệu giúp hoạt động truy xuất thông tin dễ dàng, tối ưu được quá trình vận hành,… đã trở thành bước đệm ban đầu và cũng là quan trọng nhất để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số.